2021-11-17
2022年1月から電子取引の取引情報のデータ保存が義務化され、電子取引に係る取引情報を電子データで入手した場合は、紙に印刷して保管する方法が認められなくなる。例えば、ネットバンクを利用している企業も多いと思われるが、ネットバンクは銀行とのＥＤＩ（電子データ交換）取引に該当するようなので、ネットバンクに関する振込の控などの書類は電子取引に係る取引情報になると考えられる。
そこで、現状紙に印刷して保管している出金明細や振込の控えなどはデータ保存が必要になるのだろうか。実務家の推測では、一定条件が満たされていれば現状のままで問題はないようだ。それは、銀行のネットバンクサイトで、(1)取引情報が原則7年間保存されていること、(2)そのネットバンクサイト内の情報を訂正・削除することが不可能なこと、(3)そのネットバンクシステムの概要情報が紙又はサイト上で備え付けられていること。
さらに、(4)保存期間中いつでも取引情報をモニターへ表示及びプリンターへ印刷できること、(5)一課税期間（原則一事業年度）単位で「取引年月日」、「取引先」、「取引金額」で検索できること、といった条件が満たされていることだ。しかし、保存期間や照会期間については各銀行によって異なり、7年もの間それが可能なネットバンクは少ないようだ。そうなるとやはり自社で独自の方法で保存する必要がある。
具体的には振込の控をＰＤＦファイルにして、ファイル名に「取引年月日」、「取引先」、「取引金額」を付けて会社内のファイルサーバー等に保存しておくといった作業が必要になるとみられる。事業年度ごとの○○銀行振込控といったフォルダを作成し、そこにＰＤＦファイルを保存すれば検索はできる。ただこの方法では訂正・削除が可能になってしまうので、「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」が必要になる。
この規程のひな型については、国税庁のホームページに法人用と個人事業者用が用意されているので参考になろう。ただ実務的にはこの規程以外にも、どの場所に、どのようなファイル形式で保存するのか、ファイル名のルール等に関する規程も必要となる。なにかと煩雑な準備が求められるが、当面は、完璧は求めずに、運用上不都合なことがあればその都度対応していくといったスタンスで臨むことがベストといえる。
